ใบรับรองการทำงาน (Zaishoku Shōmeisho) ที่ใช้พิสูจน์การทำงานในญี่ปุ่นคืออะไร? อธิบายวิธีการขอและความจำเป็น
เมื่อชาวต่างชาติเปลี่ยนงาน หรือเปลี่ยนสถานะการพำนักในญี่ปุ่น อาจต้องยื่นเอกสารที่เรียกว่า **”ใบรับรองการทำงาน (Zaishoku Shōmeisho)”**
บทความนี้จะอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับใบรับรองการทำงานที่ขาดไม่ได้สำหรับชาวต่างชาติที่ทำงานในญี่ปุ่น รวมถึงเนื้อหา, วิธีการขอรับ, และข้อควรระวังต่างๆ
ใบรับรองการทำงานเป็นเอกสารสำคัญที่พิสูจน์ว่าคุณกำลังทำงานในบริษัทญี่ปุ่นอย่างถูกต้อง โปรดใช้บทความนี้เป็นข้อมูลอ้างอิง เพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับใบรับรองการทำงานอย่างถูกต้อง และดำเนินการเปลี่ยนงาน หรือเปลี่ยนสถานะการพำนักได้อย่างราบรื่น
ใบรับรองการทำงานคืออะไร?
ใบรับรองการทำงาน (Certificate of Employment) คือ **เอกสารทางการที่พิสูจน์ต่อบุคคลที่สาม (เช่น สำนักงานรัฐบาล หรือบริษัทอื่น) ว่าคุณกำลังทำงาน หรือเคยทำงานในบริษัท** บางครั้งเรียกว่า **”ใบรับรองการสังกัด (Zaiseki Shōmeisho)”** หรือ **”ใบรับรองการจ้างงาน (Koyō Shōmeisho)”** ซึ่งทั้งหมดมีความหมายเดียวกัน และไม่มีความแตกต่างทางกฎหมาย ใบรับรองการทำงานระบุชื่อ, ที่อยู่, ชื่อบริษัท, รูปแบบการจ้างงาน, และเนื้องานของคุณ ซึ่งมีบทบาทในการพิสูจน์ต่อบุคคลที่สามว่าคุณกำลังทำงานอย่างถูกต้อง [ภาพ: ใบรับรองการทำงานบนโต๊ะทำงาน] โดยเฉพาะอย่างยิ่ง สำหรับชาวต่างชาติ สำนักงานตรวจคนเข้าเมืองและบริหารจัดการการพำนัก มักขอใบรับรองการทำงานเมื่อมีการต่ออายุ หรือเปลี่ยนแปลงสถานะการพำนัก
ความแตกต่างจาก “ใบรับรองสถานะการทำงาน (Shūrō Shikaku Shōmeisho)”
มีเอกสารที่คล้ายกับใบรับรองการทำงานที่เรียกว่า **”ใบรับรองสถานะการทำงาน (Certificate of Qualification for Employment)”** ใบรับรองสถานะการทำงานเป็นเอกสารที่พิสูจน์ว่าคุณมีสถานะการพำนักที่เหมาะสม และได้รับอนุญาตตามกฎหมายให้ทำงานในบริษัทญี่ปุ่นภายใต้สถานะการพำนักนั้น กล่าวคือ ใบรับรองการทำงานพิสูจน์ว่า **”คุณกำลังทำงานอยู่จริงหรือไม่”** ในขณะที่ใบรับรองสถานะการทำงานพิสูจน์ว่า **”คุณมีคุณสมบัติในการทำงานหรือไม่”** ใบรับรองสถานะการทำงานเป็นเอกสารทางการที่ออกโดยสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองและบริหารจัดการการพำนัก ซึ่งแตกต่างจากใบรับรองการทำงานที่ออกโดยบริษัท
ความแตกต่างจาก “ใบรับรองการลาออก (Taishoku Shōmeisho)”
ใบรับรองการลาออกเป็นเอกสารที่พิสูจน์ว่าคุณเคยทำงานในบริษัทในอดีต ซึ่งแตกต่างจากใบรับรองการทำงานที่จะออกให้ **หลังจากที่คุณลาออกจากบริษัทแล้วเท่านั้น** ใบรับรองการลาออกระบุข้อมูลที่คล้ายกับใบรับรองการทำงาน (ชื่อ, ที่อยู่, รูปแบบการจ้างงาน ฯลฯ) นอกเหนือจากเหตุผลและวันที่ลาออก อย่างไรก็ตาม เนื่องจากเนื้อหาของใบรับรองการลาออกเกือบจะเหมือนกับใบรับรองการทำงาน ใบรับรองการลาออกจึงสามารถใช้แทนใบรับรองการทำงานได้ในบางสถานการณ์
วิธีการขอรับใบรับรองการทำงานในญี่ปุ่น
วิธีการขอรับใบรับรองการทำงานแตกต่างกันไปสำหรับพนักงานประจำ/พาร์ทไทม์, พนักงานจัดส่ง, และผู้ประกอบอาชีพอิสระ ที่นี่ เราจะอธิบายแต่ละกรณีโดยละเอียด
พนักงานประจำ/พาร์ทไทม์: ขอจาก “แผนกบุคคล (Jinji-bu)” หรือ “แผนกธุรการ (Sōmu-bu)” ของบริษัท
หากคุณทำงานเป็นพนักงานประจำ หรือพาร์ทไทม์ คุณสามารถขอรับใบรับรองการทำงานได้จากบริษัทที่คุณทำงาน แผนกบุคคล หรือแผนกธุรการเป็นผู้รับผิดชอบการออกใบรับรองการทำงานในบริษัทส่วนใหญ่ อันดับแรกให้ปรึกษาผู้บังคับบัญชาในแผนกของคุณ หรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล และแจ้งวัตถุประสงค์ในการใช้ใบรับรองการทำงาน, สถานที่ยื่น, และวันที่ต้องการรับ หากบริษัทมีขนาดเล็กและไม่มีแผนกเหล่านี้ ให้ขอโดยตรงจากผู้บริหาร หรือพนักงานที่รับผิดชอบงานธุรการ โดยทั่วไป การออกใบรับรองการทำงานใช้เวลาประมาณ 1–2 สัปดาห์ ดังนั้นขอแนะนำให้ดำเนินการล่วงหน้า
พนักงานจัดส่ง (Haken Shain): ขอจาก “บริษัทจัดส่ง (Haken Moto)”
หากคุณทำงานเป็นพนักงานจัดส่ง โปรดทราบว่า **คุณต้องขอใบรับรองการทำงานจากบริษัทจัดส่งที่ทำสัญญาจ้างงานกับคุณ** ไม่ใช่บริษัทที่คุณไปทำงาน (บริษัทจัดส่ง) บริษัทที่คุณไปทำงานไม่มีภาระผูกพันในการออกใบรับรองการทำงาน เนื่องจากไม่ใช่ผู้ว่าจ้างโดยตรงของคุณ เมื่อขอจากบริษัทจัดส่ง สิ่งสำคัญคือการแจ้งข้อมูลสถานการณ์การทำงานของคุณอย่างถูกต้อง (ชั่วโมงการทำงาน, วันทำงาน, ประเภทงาน ฯลฯ) บริษัทจัดส่งจะสร้างใบรับรองการทำงานโดยอิงจากข้อมูลเหล่านี้ที่ได้รับจากบริษัทที่คุณไปทำงาน
ผู้ประกอบอาชีพอิสระ/ฟรีแลนซ์: ดำเนินการด้วยตนเอง
หากคุณทำงานเป็นผู้ประกอบอาชีพอิสระ หรือฟรีแลนซ์ คุณจะไม่สามารถได้รับใบรับรองการทำงานที่ออกโดยบริษัท อย่างไรก็ตาม คุณอาจยังถูกขอให้ยื่นใบรับรองการทำงานในสถานการณ์ต่างๆ ในกรณีเช่นนี้ วิธีการจัดการทั่วไปคือ **สร้างใบรับรองที่ระบุว่า “ฉันเป็นผู้ประกอบอาชีพอิสระในฐานะ 〇〇”** หรือ **”ฉันทำงานเป็นฟรีแลนซ์ในฐานะ 〇〇”** ด้วยตนเอง และแนบเอกสารที่พิสูจน์การทำงานของคุณ เช่น ใบแสดงรายการภาษี หรือใบเสร็จรับเงินจากรายได้ธุรกิจ โปรดทราบว่าบางหน่วยงานอาจไม่ยอมรับวิธีนี้ ดังนั้นจึงควรตรวจสอบกับหน่วยงานที่รับเรื่องล่วงหน้า
เนื้อหาที่ระบุในใบรับรองการทำงานของญี่ปุ่นคืออะไร?
เนื้อหาหลักที่ระบุในใบรับรองการทำงานมีดังนี้ อย่างไรก็ตาม รายการที่จำเป็นแตกต่างกันไปตามวัตถุประสงค์ในการใช้งาน ดังนั้นข้อมูลทั้งหมดนี้อาจไม่ได้รับการระบุ
【เนื้อหาหลักที่ระบุในใบรับรองการทำงานของญี่ปุ่น】
- ชื่อ (คันจิ และ Rōmaji)
- วันเดือนปีเกิด
- ที่อยู่ปัจจุบัน
- เพศ
- สัญชาติ
- หมายเลขบัตรประจำตัวผู้พำนัก
- ชื่อบริษัทที่ว่าจ้าง
- ที่ตั้งบริษัท
- ข้อมูลติดต่อบริษัท (หมายเลขโทรศัพท์, อีเมล)
- วันที่เข้าทำงาน
- รูปแบบการจ้างงานปัจจุบัน (พนักงานประจำ, พนักงานสัญญาจ้าง, พาร์ทไทม์)
- ประเภทงานและเนื้องานที่รับผิดชอบ
- ชื่อแผนกที่สังกัด
- ตำแหน่ง
- ระยะเวลาการจ้างงาน (สำหรับพนักงานสัญญาจ้าง)
- ชั่วโมงการทำงานและจำนวนวันทำงานต่อสัปดาห์
- รายได้ต่อเดือนหรือรายได้ต่อปี
- สถานะการเข้าร่วมประกันสังคม
- วัตถุประสงค์ในการใช้ใบรับรอง
- วันที่ออกใบรับรอง
- ตราประทับบริษัท หรือตราประทับตัวแทนบริษัท
เนื้อหาข้างต้นเป็นเนื้อหาทั่วไปที่ระบุในใบรับรองการทำงาน อย่างไรก็ตาม สำหรับชาวต่างชาติ ข้อมูลที่ไม่ระบุในใบรับรองการทำงานของคนญี่ปุ่น เช่น หมายเลขบัตรประจำตัวผู้พำนัก, สัญชาติ, หรือชื่อที่เป็น Rōmaji อาจถูกร้องขอเพิ่มเติม เนื้อหาที่ระบุในใบรับรองการทำงานแตกต่างกันไปตามวัตถุประสงค์ในการใช้งาน และหน่วยงานที่รับเรื่อง ดังนั้นเมื่อขอให้ออกใบรับรองการทำงาน สิ่งสำคัญคือการแจ้งวัตถุประสงค์ในการใช้งาน และสถานที่ยื่นอย่างชัดเจน เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดได้รับการระบุอย่างครบถ้วน นอกจากนี้ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาที่ระบุถูกต้อง
เมื่อใดที่จำเป็นต้องใช้ใบรับรองการทำงานในญี่ปุ่น?
ใบรับรองการทำงานเป็นเอกสารสำคัญที่จำเป็นในสถานการณ์ต่างๆ มากมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับชาวต่างชาติ ใบรับรองการทำงานถูกร้องขอในขั้นตอนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานและการใช้ชีวิตในญี่ปุ่น ด้านล่างนี้คือตัวอย่างหลักบางส่วน:
1. เมื่อเปลี่ยนงาน
เมื่อสมัครงานใหม่ บริษัทอาจขอใบรับรองการทำงานเพื่อยืนยันสถานะการจ้างงานปัจจุบัน (หรือในอดีต) ในบริษัทที่คุณเคยทำงาน ใบรับรองการทำงานมีบทบาทในการสนับสนุนความน่าเชื่อถือของประวัติการทำงานที่ระบุในประวัติย่อ อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกบริษัทที่กำหนดให้ยื่นใบรับรองการทำงานเป็นเอกสารที่จำเป็น นอกจากนี้ คุณอาจต้องยื่นใบรับรองการทำงานเพื่อยืนยันสถานะการจ้างงานในอดีตก่อนที่จะทำสัญญาจ้างงานใหม่ หรือเป็นส่วนหนึ่งของสัญญาจ้างงานกับบริษัทใหม่ และบางครั้งจำเป็นต้องใช้เพื่อพิสูจน์สถานะการทำงานต่อหน่วยงานของรัฐบาล หรือสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง
2. เมื่อดำเนินการเปลี่ยนแปลง/ต่ออายุสถานะการพำนัก
ชาวต่างชาติที่อาศัยอยู่ในญี่ปุ่น **ต้องยื่นใบรับรองการทำงาน** เมื่อมีการเปลี่ยนแปลง หรือต่ออายุสถานะการพำนัก นี่เป็นเอกสารที่จำเป็นในการพิสูจน์ว่าคุณมีคุณสมบัติในการทำงานในญี่ปุ่น และกำลังทำงานอยู่จริง ใบรับรองการทำงานมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในการตรวจสอบของสำนักงานตรวจคนเข้าเมืองและบริหารจัดการการพำนัก
3. เมื่อยื่นขอวีซ่าพำนักสำหรับครอบครัว
หากชาวต่างชาติที่ทำงานในญี่ปุ่นยื่นขอวีซ่าพำนักสำหรับครอบครัว เพื่อให้ครอบครัวมาอยู่ด้วยในญี่ปุ่น จำเป็นต้องยื่นใบรับรองการทำงาน นี่คือการพิสูจน์ว่าคุณมีงานที่มั่นคงในญี่ปุ่น และมีความสามารถทางการเงินในการดูแลครอบครัว
4. เมื่อส่งบุตรหลานเข้าโรงเรียนอนุบาล/โรงเรียน
สำหรับครอบครัวที่มีคนทำงานทั้งคู่ การยื่นใบรับรองการทำงานของทั้งพ่อและแม่เป็นเรื่องปกติเมื่อสมัครเข้าโรงเรียนอนุบาล (Hoikuen) หรือโรงเรียนอนุบาล (Yōchien) นี่คือการยืนยันว่าพ่อแม่มีงานทำ และมีความจำเป็นที่จะต้องให้บุตรหลานได้รับการดูแลในสถาบัน ใบรับรองการทำงานต้องระบุข้อมูลต่างๆ เช่น ชั่วโมงการทำงาน และสถานที่ทำงาน
5. เมื่อเช่าที่พักอาศัย
เมื่อเช่าอพาร์ตเมนต์ หรือคอนโดมิเนียม บางครั้งเจ้าของบ้าน หรือบริษัทอสังหาริมทรัพย์อาจขอใบรับรองการทำงาน นี่คือการตรวจสอบว่าคุณมีความสามารถทางการเงินในการชำระค่าเช่าหรือไม่ อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่เจ้าของบ้าน หรือบริษัทอสังหาริมทรัพย์ทั้งหมดที่กำหนดให้ยื่นใบรับรองการทำงานเป็นเอกสารที่จำเป็น
6. เมื่อขอสินเชื่อจากธนาคาร
การขอสินเชื่อจากธนาคาร เช่น สินเชื่อรถยนต์ หรือสินเชื่อที่อยู่อาศัย ก็จำเป็นต้องมีใบรับรองการทำงาน นี่คือการยืนยันว่าคุณมีความสามารถทางการเงินในการชำระเงินคืน
ข้อควรระวังในการขอใบรับรองการทำงาน
ใบรับรองการทำงานเป็นเอกสารที่ออกโดยบริษัท ดังนั้นจึงต้องขอจากบริษัทเพื่อให้สามารถออกให้ได้อย่างราบรื่น โปรดใส่ใจกับประเด็นต่อไปนี้:
ขอให้บริษัทออกใบรับรองแต่เนิ่นๆ
การออกใบรับรองการทำงานโดยทั่วไปใช้เวลาประมาณ 1–2 สัปดาห์ หากจำเป็นต้องใช้ คุณไม่สามารถขอให้บริษัทออกให้ทันทีได้ ดังนั้นขอแนะนำให้ดำเนินการล่วงหน้าโดยมีระยะเวลาที่ยืดหยุ่น
ขอให้บริษัทออกใบรับรองที่มีเนื้อหาตรงตามวัตถุประสงค์ในการใช้งาน
ดังที่กล่าวไปแล้ว เนื้อหาที่ระบุในใบรับรองการทำงานแตกต่างกันไปตามวัตถุประสงค์ในการใช้งาน เมื่อขอให้ออกใบรับรอง โปรดแจ้งบริษัทอย่างชัดเจนถึงวัตถุประสงค์ในการใช้งาน เพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาที่ระบุนั้นเหมาะสมกับวัตถุประสงค์
ตรวจสอบว่ามีรูปแบบที่กำหนดหรือไม่
บริษัทอาจมี **รูปแบบที่กำหนด** สำหรับใบรับรองการทำงาน นอกจากนี้ หน่วยงานที่รับเรื่องอาจกำหนด **รูปแบบของตนเอง** โปรดตรวจสอบรูปแบบที่กำหนดทั้งบริษัทและหน่วยงานที่รับเรื่องล่วงหน้า และใช้รูปแบบที่จำเป็น
ตรวจสอบเนื้อหาที่ระบุ และขอแก้ไขหากมีข้อผิดพลาด
ใบรับรองการทำงานเป็นเอกสารที่พิสูจน์สถานะการจ้างงานของคุณอย่างถูกต้อง โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าเนื้อหาที่ระบุในใบรับรองการทำงานที่ออกให้นั้นไม่มีข้อผิดพลาด หากมีข้อผิดพลาด โปรดติดต่อบริษัททันทีเพื่อขอแก้ไข
อาจมีค่าธรรมเนียมในการออกใบรับรอง
บริษัทบางแห่งอาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียมในการออกใบรับรองการทำงาน โปรดตรวจสอบล่วงหน้าเกี่ยวกับการมีอยู่ของค่าธรรมเนียมและจำนวนเงินก่อนขอให้บริษัทออกใบรับรอง
ระวังการจัดการข้อมูลที่เป็นความลับ
ใบรับรองการทำงานมีข้อมูลส่วนตัวของคุณและข้อมูลของบริษัท โปรดระมัดระวังในการจัดการใบรับรองการทำงาน และหลีกเลี่ยงการแสดง หรือให้สำเนาแก่บุคคลที่สามโดยไม่จำเป็น
สรุป
ใบรับรองการทำงานเป็นเอกสารสำคัญที่จำเป็นในสถานการณ์ต่างๆ สำหรับชาวต่างชาติที่ทำงานในญี่ปุ่น เช่น เมื่อมีการต่ออายุหรือเปลี่ยนแปลงสถานะการพำนัก คุณต้องขอให้บริษัทที่คุณทำงานออกใบรับรองให้ และตรวจสอบว่าเนื้อหาที่ระบุเหมาะสมกับวัตถุประสงค์ในการใช้งานหรือไม่ การขอให้ออกใบรับรองแต่เนิ่นๆ และการยืนยันเนื้อหาที่ระบุว่าไม่มีข้อผิดพลาดถือเป็นสิ่งสำคัญ
ใบรับรองการทำงานเป็นเอกสารที่ขาดไม่ได้สำหรับชาวต่างชาติในการสร้างอาชีพ และใช้ชีวิตที่มั่นคงในญี่ปุ่น หวังว่าคุณจะสามารถเข้าใจใบรับรองการทำงานได้อย่างถูกต้อง และใช้ประโยชน์จากมันอย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้บทความนี้เป็นข้อมูลอ้างอิง
