อธิบายวิธีการเขียนและแหล่งที่มาของประวัติย่อของญี่ปุ่นสำหรับชาวต่างชาติอย่างเข้าใจง่าย!
สำหรับการกิจกรรมหางาน/เปลี่ยนงานในญี่ปุ่น **ประวัติย่อ (Rirekisho)** อาจเป็นอุปสรรคที่ยิ่งใหญ่สำหรับชาวต่างชาติ [ภาพ: หญิงสาวกำลังเขียนประวัติย่ออย่างตั้งใจ] ประวัติย่อของญี่ปุ่นมีกฎเกณฑ์และมารยาทที่เป็นเอกลักษณ์ และมีรายการที่ต้องกรอกมากมายเมื่อเทียบกับประเทศอื่นๆ อย่างไรก็ตาม ประวัติย่อคือ **ก้าวแรกสู่กิจกรรมหางาน** และการเรียนรู้วิธีเขียนที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญเพื่อสร้างความประทับใจที่ดีต่อผู้รับผิดชอบการจ้างงาน
บทความนี้จะอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการเขียนประวัติย่อของญี่ปุ่น แหล่งที่มาของเอกสาร และข้อควรระวังสำหรับชาวต่างชาติ การทำความเข้าใจมารยาทและกฎเกณฑ์ของประวัติย่อที่เป็นเอกลักษณ์ของญี่ปุ่น จะช่วยให้คุณสามารถสร้างประวัติย่อที่สามารถนำเสนอทักษะและประสบการณ์ของคุณได้อย่างเต็มที่
สำหรับคุณที่ตั้งเป้าหมายสร้างอาชีพในญี่ปุ่น โปรดใช้บทความนี้เป็นข้อมูลอ้างอิง เพื่อสร้างประวัติย่อที่น่าสนใจ และคว้าโอกาสในการแสดงความสามารถของคุณในบริษัทญี่ปุ่น
4 วิธีในการขอรับประวัติย่อ
มี 4 วิธีหลักในการขอรับประวัติย่อ: การซื้อจากร้านค้า, การดาวน์โหลดจากอินเทอร์เน็ต, และการสร้างด้วยคอมพิวเตอร์ผ่านเทมเพลต Microsoft Word หรือบริการออนไลน์
1. การซื้อจากร้านค้า
วิธีที่พบบ่อยที่สุดคือการซื้อจากร้านสะดวกซื้อ, ร้านหนังสือ, หรือร้าน 100 เยน คุณยังสามารถซื้อทางออนไลน์ได้ง่ายๆ หากบริษัทไม่ได้กำหนดรูปแบบเฉพาะ ขอแนะนำให้ซื้อประวัติย่อ **JIS Standard (มาตรฐานอุตสาหกรรมญี่ปุ่น)** เนื่องจากเป็นรูปแบบที่ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางในบริษัทส่วนใหญ่ และรายการที่ต้องกรอกก็เป็นมาตรฐาน ทำให้คุณสามารถใช้ได้อย่างสบายใจ
2. การดาวน์โหลด
มีรูปแบบประวัติย่อที่สามารถดาวน์โหลดได้ฟรีทางอินเทอร์เน็ต การค้นหาด้วยคำว่า **”履歴書 ダウンロード”** หรือ **”履歴書 フォーマット”** จะช่วยให้คุณสามารถดาวน์โหลดประวัติย่อที่หลากหลาย หากไม่มีข้อกำหนดเฉพาะจากบริษัท การดาวน์โหลดประวัติย่อ JIS Standard ก็เป็นทางเลือกที่ดี สะดวกในการพิมพ์ที่บ้าน อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าคุณภาพกระดาษอาจแตกต่างจากประวัติย่อที่ขายในร้านค้า หากคุณต้องการเขียนด้วยลายมือ ให้ดาวน์โหลดรูปแบบ PDF และหากต้องการสร้างด้วยคอมพิวเตอร์ ให้ดาวน์โหลดรูปแบบ Word หรือ Excel
3. การใช้เทมเพลต
Microsoft Word มีเทมเพลตประวัติย่อให้ใช้ การใช้เทมเพลตสะดวกมาก เนื่องจากคุณสามารถสร้างประวัติย่อได้โดยการป้อนข้อมูลตามรายการ อย่างไรก็ตาม บริษัทบางแห่งอาจไม่ชอบประวัติย่อที่เป็นเทมเพลต ดังนั้นโปรดปฏิบัติตามคำแนะนำของบริษัทที่คุณสมัคร
4. การสร้างออนไลน์
ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา มีบริการที่สามารถสร้างประวัติย่อออนไลน์เพิ่มขึ้นด้วย มีบริการที่สามารถสร้างด้วยสมาร์ทโฟน และสามารถพิมพ์ได้ที่ร้านสะดวกซื้อ ซึ่งสะดวกต่อการใช้งาน เมื่อใช้บริการออนไลน์ โปรดตรวจสอบการจัดการข้อมูลส่วนตัวอย่างละเอียด การเลือกวิธีการขอรับประวัติย่อควรเหมาะสมกับสถานการณ์ของคุณ
หากบริษัทไม่ได้กำหนดรูปแบบเฉพาะ การใช้ประวัติย่อ JIS Standard ถือเป็นทางเลือกที่ปลอดภัย หากสร้างด้วยคอมพิวเตอร์ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจัดเรียงข้อความไม่มีปัญหาเมื่อพิมพ์ก่อนที่จะยื่น
6 กฎเกณฑ์และมารยาทของประวัติย่อ
เมื่อเขียนประวัติย่อ จำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎเกณฑ์และมารยาทบางประการ การทำตามสิ่งเหล่านี้จะช่วยสร้างความประทับใจที่ดีต่อผู้รับผิดชอบการจ้างงาน
1. ห้ามโกหกโดยเด็ดขาด
การเขียนข้อมูลที่เป็นเท็จในประวัติย่อเป็นสิ่งที่ต้องหลีกเลี่ยงโดยเด็ดขาด หากถูกตรวจพบว่าโกหก คุณจะสูญเสียความน่าเชื่อถือ และอาจถูกลงโทษได้แม้หลังจากได้รับการจ้างงานแล้ว การกรอกข้อมูลอย่างซื่อสัตย์จึงเป็นสิ่งสำคัญ
2. การเขียนด้วยลายมือหรือ PC ขึ้นอยู่กับคำแนะนำของบริษัท
การเขียนประวัติย่อด้วยลายมือหรือสร้างด้วยคอมพิวเตอร์ควรปฏิบัติตามคำแนะนำของบริษัท การสร้างด้วยคอมพิวเตอร์กำลังเป็นที่นิยม แต่บางบริษัทก็ยังคงต้องการลายมือ หากไม่มีการกำหนดรูปแบบเฉพาะ การสร้างด้วยคอมพิวเตอร์ก็ไม่มีปัญหา อย่างไรก็ตาม โปรดระวังความง่ายในการอ่าน และการจัดเรียงข้อความเมื่อพิมพ์
3. หากผิดพลาด ให้เขียนใหม่
หากมีข้อผิดพลาดในประวัติย่อ ให้ **เขียนใหม่** แทนที่จะแก้ไขด้วยเทปแก้ไข หรือน้ำยาลบคำผิด ประวัติย่อที่มีร่องรอยการแก้ไขจะสร้างความประทับใจที่ไม่ซื่อสัตย์ต่อผู้รับผิดชอบการจ้างงาน
4. ห้ามใช้คำย่อ
รายการที่ต้องกรอกในประวัติย่อควรกรอกด้วย **ชื่อเต็ม** และห้ามใช้คำย่อ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนประวัติการศึกษาและประวัติการทำงาน โปรดกรอกชื่อบริษัทและชื่อโรงเรียนด้วยชื่อเต็ม ตัวอย่างเช่น โรงเรียนมัธยมปลายควรกรอกชื่อเต็ม เช่น **「〇〇高等学校」(〇〇 Kōtō Gakkō – โรงเรียนมัธยมปลาย 〇〇)** นอกจากนี้ โปรดหลีกเลี่ยงการใช้คำย่อ เช่น R สำหรับ Reiwa หรือ H สำหรับ Heisei และ ’90 สำหรับปี 1990
5. เขียนด้วยปากกาหมึกดำ
หากเขียนด้วยลายมือ ให้ใช้ **ปากกาลูกลื่นหมึกดำ** หลีกเลี่ยงดินสอ ปากกาที่ลบได้ หรือปากกาที่มีสี และหากสร้างด้วยคอมพิวเตอร์ การใช้ฟอนต์สีดำถือเป็นเรื่องปกติ
6. ห้ามใช้ซ้ำ
การใช้ประวัติย่อที่เขียนแล้วซ้ำๆ ถือเป็นมารยาทที่ผิด จำเป็นต้อง **เขียนแรงจูงใจในการสมัคร และการแนะนำตนเองใหม่** ให้เหมาะสมกับบริษัทที่คุณสมัครแต่ละแห่ง การรักษา 6 กฎเกณฑ์และมารยาทนี้จะช่วยให้คุณสามารถสร้างประวัติย่อที่สร้างความประทับใจที่ดีต่อผู้รับผิดชอบการจ้างงานได้ การเขียนประวัติย่ออย่างซื่อสัตย์ และใส่ใจกับกฎเกณฑ์เล็กๆ น้อยๆ ถือเป็นสิ่งสำคัญ
วิธีการเขียนประวัติย่อ
ถัดมา เราจะมาดูวิธีการเขียนประวัติย่ออย่างเป็นรูปธรรม รายการต่างๆ ในประวัติย่อมีเนื้อหาที่ต้องกรอกเฉพาะ
1. วันที่
วันที่ในประวัติย่อควรกำหนดเป็น **วันที่ยื่น หรือวันก่อนหน้า** โปรดระบุวันที่ให้ตรงกับวันสัมภาษณ์ หรือวันยื่นเอกสาร
2. ชื่อ
กรอกชื่อเต็มตามที่ระบุในทะเบียนบ้าน เว้นวรรค 1 ตัวอักษรระหว่างชื่อและนามสกุล และอย่าลืมกรอก **Furigana (คำอ่าน)**
3. วันเดือนปีเกิดและอายุ
กรอกวันเดือนปีเกิดเป็น **ปีคริสต์ศักราช** และอายุเป็น **อายุ ณ วันที่ยื่นประวัติย่อ**
4. รูปถ่าย
ใช้ **รูปถ่ายสำหรับทำบัตร** ที่ถ่ายภายใน 3 เดือน ขอแนะนำให้ใช้รูปถ่ายที่มีใบหน้ายิ้มแย้ม และแต่งกายสุภาพในชุดสูท (หรือชุดที่เหมาะสมสำหรับนักธุรกิจ) การใช้รูปถ่ายจากสตูดิโอถ่ายภาพจะเหมาะสมที่สุด แต่รูปถ่ายจากตู้ถ่ายภาพด่วนก็ไม่มีปัญหาหากดูสะอาดตา
5. ที่อยู่ปัจจุบัน, หมายเลขโทรศัพท์, และอีเมล
กรอกที่อยู่ปัจจุบันโดยละเอียดตั้งแต่ชื่อจังหวัด และห้ามใช้คำย่อ เช่น ชื่ออาคาร หมายเลขโทรศัพท์สามารถเป็นโทรศัพท์บ้านหรือโทรศัพท์มือถือก็ได้ สิ่งสำคัญคือการกรอกหมายเลขที่คุณสามารถติดต่อได้ง่าย อีเมลควรเป็นอีเมลที่คุณตรวจสอบบ่อยครั้ง
6. ข้อมูลติดต่อ
หากข้อมูลติดต่อเหมือนกับที่อยู่ปัจจุบัน คุณสามารถกรอก **「同上」(Dōjō – เช่นเดียวกันกับข้างต้น)** ได้
7. ประวัติการศึกษาและประวัติการทำงาน
ประวัติการศึกษาควรรวมตั้งแต่ **การสำเร็จการศึกษาระดับมัธยมปลายขึ้นไป** กรอกชื่อเต็มของมหาวิทยาลัย, วิทยาลัยอาชีวศึกษา, คณะ, และสาขาวิชา รวมถึงปีที่เข้าเรียนและปีที่สำเร็จการศึกษา ประวัติการทำงานควรรวมประสบการณ์งานพาร์ทไทม์ และพนักงานจัดส่งตามลำดับเวลา กรอกชื่อบริษัท, ตำแหน่ง, แผนก, และวันเข้าทำงาน/วันลาออกโดยละเอียด
【ตัวอย่างการกรอก】
| ปี | เดือน | ประวัติการศึกษา/ประวัติการทำงาน (กรอกโดยแบ่งตามรายการ) |
| ประวัติการศึกษา | ||
| 2005 | 3 | 〇〇高等学校 (ประเทศ) สำเร็จการศึกษา |
| 2005 | 4 | 〇〇大学△△学部～～学科 (ประเทศ) เข้าศึกษา |
| 2009 | 3 | 〇〇大学△△学部～～学科 (ประเทศ) สำเร็จการศึกษา |
| ประวัติการทำงาน | ||
| 2009 | 4 | บริษัท 〇〇 จำกัด เข้าทำงาน |
| ฝ่ายขาย แผนกประกันภัย สาขาโตเกียว | ||
| 2015 | 6 | ลาออกเนื่องจากเหตุผลส่วนตัว |
| จบ |
หากช่องประวัติการศึกษาและประวัติการทำงานรวมกัน ให้กรอกประวัติการศึกษา → ประวัติการทำงาน **การศึกษาล่าสุด** คือวุฒิการศึกษาสูงสุดที่คุณสำเร็จ ไม่ใช่โรงเรียนสุดท้ายที่คุณสำเร็จการศึกษา ตัวอย่างเช่น หากคุณจบวิทยาลัยอาชีวศึกษาในญี่ปุ่นหลังจากจบมหาวิทยาลัยในประเทศแม่ ประวัติการศึกษาสูงสุดของคุณคือ **มหาวิทยาลัย** ดังนั้นคุณควรเริ่มกรอกประวัติการศึกษาตั้งแต่ก่อนหน้ามหาวิทยาลัยหนึ่งระดับ หากลาออกระหว่างเรียน ให้ระบุว่า **「中退」(Chūtai – ลาออกระหว่างเรียน)** และหากยังเรียนอยู่ ให้ระบุว่า **「卒業見込み」(Sotsugyō mikomi – คาดว่าจะสำเร็จการศึกษา)**
เว้น 1 บรรทัดหลังจากส่วนการศึกษา และเขียน **「職歴」(Shokureki – ประวัติการทำงาน)** ไว้ตรงกลาง จากนั้นกรอกประวัติการทำงานในบรรทัดถัดไป เหตุผลในการลาออกควรกรอกดังนี้: **「一身上の都合により退職」(Isshinjō no tsugō ni yori taishoku – ลาออกเนื่องจากเหตุผลส่วนตัว)** สำหรับการลาออกด้วยตนเอง และ **「会社都合により退職」(Kaisha tsugō ni yori taishoku – ลาออกเนื่องจากเหตุผลของบริษัท)** สำหรับการถูกเลิกจ้าง หากวันที่ลาออกได้รับการกำหนดแล้ว ให้ระบุว่า **「退職予定」(Taishoku yotei – มีกำหนดลาออก)** หากยังคงทำงานอยู่ ให้ระบุว่า **「現在に至る」(Genzai ni itaru – จนถึงปัจจุบัน)** สุดท้ายให้เขียน **「以上」(Ijō – จบ)** ที่ด้านขวาของบรรทัด
8. ใบอนุญาต/คุณวุฒิ
กรอกชื่อเต็มของใบอนุญาต หรือคุณวุฒิที่ได้รับ และเดือน/ปีที่ได้รับ หากไม่มี ให้กรอก **「なし」(Nashi – ไม่มี)**
9. แรงจูงใจในการสมัคร (Shibō Dōki)
แรงจูงใจในการสมัครควรอธิบายอย่างเป็นรูปธรรมถึง **ความกระตือรือร้นต่อบริษัทที่คุณสมัคร** และ **วิธีที่คุณสามารถสร้างประโยชน์ให้กับบริษัทด้วยประสบการณ์และทักษะของคุณ**
10. งานอดิเรก/ความสามารถพิเศษ
กรอกงานอดิเรกและความสามารถพิเศษที่สามารถนำเสนอตัวเองได้ เนื่องจากอาจเป็นหัวข้อสนทนาในการสัมภาษณ์ ดังนั้นไม่ควรเขียนว่า **「特になし」(Toku ni nashi – ไม่มีเป็นพิเศษ)** ขอแนะนำให้เขียนสิ่งที่คุณชอบ หรือสิ่งที่คุณถนัด และหากคุณมีทักษะทางภาษา เช่น ภาษาญี่ปุ่น ให้ระบุไว้ด้วย
11. ความต้องการส่วนตัว
โดยทั่วไปให้กรอกว่า **「貴社の規定に従います」(Kisha no kitei ni shitagaimasu – จะปฏิบัติตามกฎของบริษัทคุณ)**
12. เวลาเดินทางไปทำงาน
กรอก **เวลาที่จำเป็นสำหรับการเดินทางจากที่บ้านไปยังที่ทำงาน** หากมีช่องสำหรับสถานีที่ใกล้ที่สุด ให้กรอก **”สถานีที่ใกล้ที่สุดจากที่บ้าน”**
13. คู่สมรส/ครอบครัวที่ต้องดูแล
กรอกข้อมูลว่ามีคู่สมรสและครอบครัวที่ต้องดูแลหรือไม่ **ครอบครัวที่ต้องดูแล** หมายถึงสมาชิกในครอบครัวที่คุณดูแล นอกเหนือจากคู่สมรส ตัวอย่างเช่น หากคุณมีบุตร 2 คนที่คุณดูแล นอกเหนือจากคู่สมรส จำนวนครอบครัวที่ต้องดูแลคือ **”2 คน”**
ทั้งหมดนี้คือวิธีการเขียนและรายการหลักๆ ของประวัติย่อ สิ่งสำคัญคือการกรอกแต่ละรายการอย่างละเอียดและซื่อสัตย์
3 จุดสำคัญของประวัติย่อที่จะทำให้คุณได้รับการสัมภาษณ์
ประวัติย่อเป็นเอกสารสำคัญที่ตัดสินความประทับใจแรกของผู้สมัคร ในการสร้างประวัติย่อที่จะทำให้ผู้รับผิดชอบการจ้างงานคิดว่า **”ฉันอยากสัมภาษณ์คนนี้”** โปรดใส่ใจกับ 3 จุดต่อไปนี้:
1. ประวัติย่อที่ละเอียดและดูง่าย
ประวัติย่อควรเขียนอย่างละเอียด และ **ไม่มีข้อผิดพลาดในการพิมพ์หรือข้อผิดพลาดในการสะกด** หากเขียนด้วยลายมือ ให้เขียนตัวอักษรอย่างตั้งใจ และหากสร้างด้วยคอมพิวเตอร์ ให้ปรับระยะห่างระหว่างบรรทัดและขนาดตัวอักษรเพื่อให้ดูง่าย นอกจากนี้ พยายามจัดเรียงข้อความให้มีความสม่ำเสมอโดยรวม
2. รูปถ่าย
รูปถ่ายในประวัติย่อเป็นสิ่งแรกที่ผู้รับผิดชอบการจ้างงานจะเห็น เลือกรูปถ่ายที่มีใบหน้ายิ้มแย้ม และแต่งกายสุภาพ (ชุดสูท) หรือชุดที่เหมาะสมสำหรับการเป็นนักธุรกิจ ขอแนะนำให้ใช้รูปถ่ายที่ถ่ายจากสตูดิโอถ่ายภาพ แต่รูปถ่ายจากตู้ถ่ายภาพด่วนก็ไม่มีปัญหาหากดูสะอาดตา
3. เขียนอย่างละเอียดอ่อนแม้ว่าภาษาญี่ปุ่นจะไม่สมบูรณ์
การเขียนประวัติย่ออาจเป็นงานที่ยากสำหรับผู้ที่ภาษาแม่ไม่ใช่ภาษาญี่ปุ่น อย่างไรก็ตาม **ทัศนคติที่ตั้งใจเขียนอย่างละเอียดอ่อน** จะถูกถ่ายทอดไปยังผู้รับผิดชอบการจ้างงาน การเขียนอย่างซื่อสัตย์ แม้ว่าภาษาญี่ปุ่นจะไม่สมบูรณ์แบบถือเป็นสิ่งสำคัญ หากคุณไม่มั่นใจในภาษาญี่ปุ่น การขอให้เพื่อนชาวญี่ปุ่น หรือครูตรวจสอบความถูกต้องก็เป็นทางเลือกที่ดี
สรุป
ประวัติย่อเป็นเอกสารสำคัญในกิจกรรมหางาน/เปลี่ยนงาน สิ่งสำคัญคือการสร้างประวัติย่อที่ปฏิบัติตามมารยาทและกฎเกณฑ์ทั่วไป รวมถึงรูปแบบที่บริษัทกำหนด นอกจากนี้ พยายามสร้างประวัติย่อที่ดูง่ายและละเอียดอ่อน เพื่อสร้างความประทับใจที่ดีต่อผู้รับผิดชอบการจ้างงาน
ในการกิจกรรมหางาน/เปลี่ยนงานของญี่ปุ่น เนื้อหาของประวัติย่อมีผลกระทบอย่างมากต่อการคัดเลือก โปรดใช้เวลาในการสร้างประวัติย่อของคุณ เพื่อนำเสนอทักษะและประสบการณ์ของคุณอย่างเต็มที่ การวิจัยบริษัทที่คุณสมัครอย่างละเอียด และการเขียนแรงจูงใจในการสมัครและการแนะนำตนเองอย่างเป็นรูปธรรม จะช่วยถ่ายทอดความกระตือรือร้นของคุณไปยังผู้รับผิดชอบการจ้างงานได้ การเขียนประวัติย่อเป็นงานที่ยาก แต่ก็เป็นโอกาสที่ดีในการทบทวนตนเอง การทบทวนประสบการณ์ที่ผ่านมา และยืนยันจุดแข็งของคุณในขณะที่เขียนประวัติย่ออย่างซื่อสัตย์ ความพยายามของคุณจะนำมาซึ่งผลตอบแทนอย่างแน่นอน
