วิธีการใช้และเขียนเอกสาร Ringisho (稟議書)—อธิบายรายละเอียดวิธีการตัดสินใจในบริษัทญี่ปุ่น
เมื่อคุณทำงานในบริษัทญี่ปุ่น คุณมักจะพบสถานการณ์ที่ต้องเขียน **”Ringi (稟議 – การขออนุมัติ)”** และเอกสาร **”Ringisho (稟議書 – เอกสารขออนุมัติ)”** Ringi คือขั้นตอนที่ดำเนินการเพื่อขออนุมัติจากผู้บังคับบัญชาและแผนกที่เกี่ยวข้อง กล่าวได้ว่าเป็นระบบการตัดสินใจที่เป็นเอกลักษณ์ซึ่งหยั่งรากลึกในวัฒนธรรมองค์กรของญี่ปุ่น
แม้ว่า Ringi อาจไม่เป็นที่คุ้นเคยในบริษัทต่างประเทศ แต่การทำความเข้าใจ Ringi เป็นสิ่งสำคัญหากคุณทำงานในบริษัทญี่ปุ่น
บทความนี้จะอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับความจำเป็นในการมี Ringi และ Ringisho สถานการณ์ที่ใช้ และเคล็ดลับในการเขียน การทำความเข้าใจกระบวนการตัดสินใจที่เป็นเอกลักษณ์ของบริษัทญี่ปุ่น จะช่วยให้คุณสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างราบรื่นยิ่งขึ้น
Ringi (稟議) คืออะไร? ระบบการตัดสินใจในวัฒนธรรมองค์กรญี่ปุ่น
**Ringi (稟議)** คือขั้นตอนที่ดำเนินการเพื่อขออนุญาตจากผู้บังคับบัญชา และแผนกที่เกี่ยวข้อง สำหรับเรื่องที่ไม่อยู่ในอำนาจการตัดสินใจของตนเอง กล่าวคือ Ringi คือกระบวนการที่บริษัทใช้เพื่อรับความเห็นชอบจากผู้ที่เกี่ยวข้องเมื่อทำการตัดสินใจ
เมื่อดำเนินการ Ringi จะต้องสร้างเอกสารที่ระบุวัตถุประสงค์, ข้อเสนอ, และงบประมาณ นี่คือสิ่งที่เรียกว่า **”Ringisho (稟議書)”** หรือบางครั้งเรียกว่า **”Kiansho (起案書)”** หรือ **”Ritsuansho (立案書)”** Ringisho อาจถูกหมุนเวียนเป็นเอกสารกระดาษ หรือประมวลผลผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด Ringisho มีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในการตัดสินใจของบริษัทญี่ปุ่น [ภาพ: พนักงานกำลังประทับตราอนุมัติบนเอกสาร]
ตัวอักษรคันจิ **「稟」 (Rin)** ไม่ค่อยพบเห็น แต่มีความหมายว่า “การยื่นคำร้อง”
ทำไม Ringi (稟議) และ Ringisho (稟議書) จึงจำเป็น? อธิบายผลและข้อดี
บริษัทญี่ปุ่นมักใช้ Ringi และ Ringisho ในการตัดสินใจ แล้วทำไมบริษัทญี่ปุ่นถึงให้ความสำคัญกับกระบวนการ Ringi? เหตุผลหลักมี 2 ประการ:
ลดการประชุมที่ไม่จำเป็น
ประการแรกคือ **การลดการประชุมที่ไม่จำเป็น** ในบริษัทญี่ปุ่น มักมีการจัดการประชุมโดยมีผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดมารวมตัวกันเพื่อตัดสินใจ แต่สำหรับเรื่องที่ไม่จำเป็นต้องมีการประชุม การหมุนเวียน Ringisho ช่วยให้สามารถขออนุมัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งนี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยการลดจำนวนการประชุม
ทำให้เนื้อหาชัดเจนด้วยเอกสาร
ประการที่สองคือ **การทำให้เนื้อหาชัดเจนด้วยเอกสาร** การสื่อสารด้วยคำพูดเพียงอย่างเดียวอาจทำให้ข้อมูลตกหล่น หรือเข้าใจผิดได้ แต่การจัดทำเป็นเอกสาร Ringisho ช่วยให้กระบวนการตัดสินใจและข้อเสนอมีความชัดเจน เนื่องจากบริษัทญี่ปุ่นมีการย้ายตำแหน่งบุคลากรบ่อยครั้ง บางครั้งผู้บังคับบัญชาที่ไม่คุ้นเคยกับงานของแผนกนั้นๆ อาจเป็นผู้อนุมัติ ในกรณีเช่นนี้ การอ่าน Ringisho ช่วยให้เข้าใจข้อเสนอได้อย่างถูกต้อง
Ringi (稟議) มีข้อเสีย 2 ประการ
แม้ว่า Ringi จะมีข้อดีดังกล่าว แต่ก็มีข้อเสียด้วย
ข้อเสียประการแรกคือ **ความรับผิดชอบอาจไม่ชัดเจน** เนื่องจาก Ringisho ผ่านการอนุมัติจากหลายฝ่าย ความรับผิดชอบในการตัดสินใจขั้นสุดท้ายอาจไม่ชัดเจน แนวโน้มนี้เห็นได้ชัดเจนยิ่งขึ้นเมื่อมีผู้อนุมัติจำนวนมาก และอาจนำไปสู่ความสับสนในองค์กร เมื่อเกิดปัญหา [ภาพ: ลูกศรบนเอกสาร Ringisho ที่ไม่รู้ว่าใครรับผิดชอบ]
ข้อเสียประการที่สองคือ **กระบวนการอนุมัติใช้เวลานาน** Ringisho ถูกหมุนเวียนไปยังแผนกที่เกี่ยวข้องตามลำดับ ซึ่งอาจใช้เวลานานกว่าจะได้รับการอนุมัติ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง สำหรับโครงการที่ซับซ้อน หรือเกี่ยวข้องกับหลายแผนก การตัดสินใจอาจล่าช้า สิ่งนี้อาจทำให้ไม่สามารถตอบสนองต่อความรวดเร็วทางธุรกิจได้ และนำไปสู่การสูญเสียโอกาส
ขั้นตอนของ Ringi (稟議) คืออะไร? อธิบายใน 2 ขั้นตอน
เราจะอธิบายขั้นตอนทั่วไปของ Ringi โดยแบ่งออกเป็น 2 ขั้นตอน
1. จัดทำ Ringisho และยื่นต่อผู้บังคับบัญชาโดยตรง
อันดับแรก ผู้ที่ริเริ่ม Ringi จะต้องจัดทำ Ringisho Ringisho ต้องระบุวัตถุประสงค์, งบประมาณ, และความเสี่ยงของข้อเสนออย่างละเอียด นอกจากนี้ การแนบเอกสารที่เกี่ยวข้อง จะช่วยให้สามารถถ่ายทอดเนื้อหาของข้อเสนอได้อย่างชัดเจนยิ่งขึ้น Ringisho บางครั้งถูกสร้างขึ้นในรูปแบบที่บริษัทกำหนด หรือในรูปแบบเฉพาะของแผนก Ringisho อาจถูกสร้างขึ้นด้วยลายมือบนกระดาษ หรือสร้างด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ Excel ปัจจุบัน จำนวนบริษัทที่ใช้ระบบ Workflow (ระบบจัดการเอกสาร) ซึ่งเป็นระบบเฉพาะสำหรับ Ringi ก็เพิ่มขึ้น
Ringisho ที่จัดทำขึ้นจะถูกยื่นต่อผู้บังคับบัญชาโดยตรงก่อน ผู้บังคับบัญชาจะตรวจสอบเนื้อหา และขอแก้ไขหากจำเป็น ผู้ยื่นจะแก้ไข Ringisho ตามคำสั่งของผู้บังคับบัญชา เมื่อได้รับความเห็นชอบจากผู้บังคับบัญชาแล้ว จะดำเนินการไปยังขั้นตอนถัดไป
2. หมุนเวียนไปยังผู้บังคับบัญชาที่เกี่ยวข้องทั้งหมดตามลำดับเพื่อรับการอนุมัติ
Ringisho จะถูกหมุนเวียนไปยังผู้ที่รับผิดชอบในแผนกที่เกี่ยวข้อง นอกเหนือจากผู้บังคับบัญชาโดยตรง ลำดับการหมุนเวียนแตกต่างกันไปตามโครงการและบริษัท แต่โดยทั่วไปจะหมุนเวียนจากตำแหน่งที่ต่ำกว่าไปยังตำแหน่งที่สูงกว่าตามลำดับ ผู้อนุมัติแต่ละคนจะตรวจสอบเนื้อหาของ Ringisho สามารถถามคำถาม หรือขอแก้ไขได้ หากไม่มีปัญหา จะมีการประทับ **ตราอนุมัติ** อย่างไรก็ตาม หากผู้อนุมัติคนใดคนหนึ่งคัดค้าน Ringisho จะถูกส่งกลับ Ringisho ที่ถูกส่งกลับจะต้องถูกแก้ไข และขออนุมัติใหม่ตั้งแต่ต้น
เมื่อได้รับการอนุมัติจากผู้อนุมัติทั้งหมด Ringisho จะถือว่าได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการ Ringisho ที่ได้รับการอนุมัติจะกลายเป็นพื้นฐานในการดำเนินการตามข้อเสนอ
สถานการณ์หลักที่ใช้ Ringi (稟議) ในบริษัทญี่ปุ่น
Ringi ถูกใช้ในสถานการณ์ที่หลากหลายในบริษัทญี่ปุ่น ที่นี่ เราจะดู 4 กรณีที่เป็นตัวแทน
เมื่อทำสัญญากับบริษัทอื่น
บริษัทญี่ปุ่นมักต้องมี Ringi ในการทำสัญญากับคู่ค้า โดยเฉพาะอย่างยิ่ง สำหรับสัญญาที่มีมูลค่าสูง หรือสัญญาระยะยาว จำเป็นต้องมีการตัดสินใจที่รอบคอบ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องปกติที่จะแนบฉบับร่างสัญญาไปยัง Ringisho และขออนุมัติจากแผนกที่เกี่ยวข้อง
นอกจากนี้ เนื้อหาของสัญญาบางครั้งต้องการการตรวจสอบจากแผนกเฉพาะทาง เช่น แผนกกฎหมายและแผนกบัญชี การใช้ระบบ Ringi ช่วยให้สามารถได้รับการอนุมัติจากแผนกเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในญี่ปุ่น การทำสัญญากับบริษัทอื่นสำหรับงานของคุณ จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากผู้บังคับบัญชาผ่าน Ringisho
เมื่อมีค่าใช้จ่าย
บริษัทญี่ปุ่นใช้ Ringi สำหรับ **การอนุมัติค่าใช้จ่าย** ตัวอย่างเช่น จำเป็นต้องมี Ringi เมื่อมีการคาดการณ์ค่าใช้จ่ายที่เกินงบประมาณ เช่น การซื้ออุปกรณ์ที่มีมูลค่าสูง หรือการจัดงานขนาดใหญ่ Ringisho สำหรับค่าใช้จ่ายระบุวัตถุประสงค์, เนื้อหา, และรายละเอียดของงบประมาณ และมีการแนบเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบเสนอราคา และแผนงาน ผู้บังคับบัญชาและแผนกที่เกี่ยวข้องจะตัดสินความเหมาะสมของค่าใช้จ่ายโดยอิงจากข้อมูลเหล่านี้
【ค่าใช้จ่ายหลักที่ต้องใช้ Ringisho】
- ค่าจ้างภายนอก
- อุปกรณ์สำนักงาน/ของใช้
- การแนะนำระบบ (ความปลอดภัย, ระบบ IT ธุรการ ฯลฯ)
- งานเลี้ยง/กิจกรรม
เมื่อจ้างพนักงานใหม่
การจ้างพนักงานใหม่ในบริษัทญี่ปุ่นบางครั้งก็เป็นเรื่องของ Ringi โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริษัทขนาดใหญ่ จำเป็นต้องมีการอนุมัติจากแผนกที่จะรับพนักงาน นอกเหนือจากแผนกบุคคล Ringisho สำหรับการจ้างงานจะระบุข้อมูลของผู้สมัคร, ผลการคัดเลือก, แผนกที่มอบหมาย, และเงินเดือน ผู้ที่รับผิดชอบในแผนกที่เกี่ยวข้องจะตัดสินใจอนุมัติการจ้างงานโดยอิงจากข้อมูลเหล่านี้ การผ่าน Ringi ช่วยให้สามารถจัดสรรบุคลากรที่เหมาะสมที่สุดสำหรับทั้งบริษัทได้
เมื่อขออนุมัติการเดินทางหรือกำหนดการ
Ringi ถูกใช้เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงกำหนดการทำงานปกติ เช่น การลาพักร้อน การเดินทางเพื่อทำธุรกิจ หรือการออกไปข้างนอก นี่คือการจัดการพฤติกรรมของพนักงาน และเพื่อให้แน่ใจว่างานจะดำเนินไปอย่างราบรื่น Ringisho สำหรับการลาพักร้อน หรือการเดินทางเพื่อทำธุรกิจ จะระบุวัตถุประสงค์ วันที่ และค่าใช้จ่าย ผู้บังคับบัญชาจะตรวจสอบข้อมูลเหล่านี้ และตัดสินใจอนุมัติหลังจากประเมินผลกระทบต่อการดำเนินงาน
เนื้อหาและวิธีการเขียน Ringisho (稟議書) ที่ใช้ใน Ringi (稟議)
จากนี้ไป เราจะอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับเนื้อหาและวิธีการเขียน Ringisho รูปแบบของ Ringisho แตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท แต่โดยทั่วไปประกอบด้วยรายการต่อไปนี้:
โครงการที่ขอ Ringi
ส่วนเริ่มต้นของ Ringisho ระบุภาพรวมของโครงการที่ขอ Ringi ตัวอย่างเช่น สรุปประเด็นสำคัญอย่างกระชับ เช่น **”เกี่ยวกับการนำระบบ 〇〇 มาใช้”** หรือ **”เกี่ยวกับการร่วมมือทางธุรกิจกับบริษัท △△”** โปรดใช้สำนวนที่เข้าใจง่าย เพื่อให้ผู้บังคับบัญชาและผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าใจเนื้อหาได้อย่างรวดเร็ว หลีกเลี่ยงคำศัพท์เฉพาะทาง และคำที่ใช้ภายในองค์กรให้มากที่สุด
เหตุผล/วัตถุประสงค์ในการขอ Ringi
ถัดมา ให้ระบุเหตุผลและวัตถุประสงค์ในการดำเนินการ Ringi อย่างละเอียด อธิบายอย่างเป็นรูปธรรมว่าทำไมโครงการนี้จึงจำเป็น และบริษัทจะได้รับประโยชน์อะไรบ้าง ตัวอย่างเช่น หากมีการนำระบบใหม่มาใช้ ให้อธิบายถึงผลลัพธ์ที่คาดหวัง เช่น “การลดต้นทุน” หรือ “การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน” โดยใช้ตัวเลขประกอบ หากเป็นการร่วมมือทางธุรกิจ ให้อธิบายความสำคัญเชิงกลยุทธ์ เช่น “การขยายส่วนแบ่งตลาด” หรือ “ผลกระทบร่วมกัน”
งบประมาณที่จำเป็น
หากโครงการ Ringi ต้องการงบประมาณ ให้ระบุจำนวนเงินอย่างชัดเจน ระบุรายละเอียดการแบ่งงบประมาณให้มากที่สุด ตัวอย่างเช่น สำหรับการนำระบบมาใช้ ให้ระบุค่าใช้จ่ายตามรายการ เช่น “ค่าฮาร์ดแวร์” “ค่าซอฟต์แวร์” และ “ค่าบำรุงรักษา” หากเป็นการร่วมมือทางธุรกิจ ให้ระบุกองทุนที่จำเป็น เช่น “เงินลงทุน” หรือ “เงินทุนหมุนเวียน” การแนบใบเสนอราคาหรือเอกสารการคำนวณที่สนับสนุนจำนวนเงินจะเพิ่มความน่าเชื่อถือ
ข้อเสียและความเสี่ยงที่คาดการณ์ไว้
โครงการ Ringi ทุกโครงการมีข้อเสียและความเสี่ยง นอกเหนือจากข้อดี สิ่งสำคัญคือการระบุสิ่งเหล่านี้อย่างชัดเจนใน Ringisho ตัวอย่างเช่น สำหรับการนำระบบมาใช้ ให้ระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้น เช่น “ความท้าทายด้านความปลอดภัย” หรือ “การตอบสนองเมื่อเกิดปัญหา” หากเป็นการร่วมมือทางธุรกิจ ให้ระบุข้อเสียที่คาดการณ์ไว้ เช่น “ความเสี่ยงด้านเครดิตของคู่ค้า” หรือ “ภาระงานที่เพิ่มขึ้น” การเปิดเผยความเสี่ยงและข้อเสียช่วยให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจประเมินความเหมาะสมของโครงการอย่างรอบคอบยิ่งขึ้น
เอกสารแนบ
สุดท้าย ให้แนบเอกสารเพื่อเสริมเนื้อหาของ Ringisho ตัวอย่างเช่น เอกสารต่อไปนี้สามารถพิจารณาได้:
- ใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้
- สัญญา/บันทึกข้อตกลง
- แผนงาน/ตารางเวลา
- ข้อกำหนด/แบบร่าง
- ข้อมูลสถิติ/ข้อมูลการวิจัยตลาด
การแนบเอกสารเหล่านี้ช่วยให้เนื้อหาของ Ringisho มีรายละเอียดและเป็นรูปธรรมมากขึ้น
เคล็ดลับในการเขียน Ringisho (稟議書)
สุดท้ายนี้ เราจะสรุปข้อควรระวังเมื่อจัดทำ Ringisho Ringisho เป็นเครื่องมือสำคัญในการโน้มน้าวผู้บังคับบัญชาและผู้ที่เกี่ยวข้อง และดำเนินกระบวนการตัดสินใจอย่างราบรื่น การทำตามประเด็นต่อไปนี้ จะช่วยให้คุณสามารถสร้าง Ringisho ที่ง่ายต่อการอนุมัติ
เขียนให้คนที่ไม่มีความรู้ในเรื่องนั้นเข้าใจได้
ผู้ที่อ่าน Ringisho รวมถึงบุคคลที่ไม่ได้คุ้นเคยกับโครงการนั้นๆ พยายามใช้สำนวนที่เข้าใจง่าย เพื่อให้แม้แต่ผู้ที่ไม่ได้เชี่ยวชาญในเรื่องนั้นก็สามารถเข้าใจเนื้อหาได้ ตัวอย่างเช่น หลีกเลี่ยงการใช้คำศัพท์เฉพาะทางของอุตสาหกรรม หรือคำศัพท์ IT โดยตรง หากจำเป็นต้องใช้คำศัพท์เฉพาะทาง ให้ใส่คำอธิบายเพิ่มเติม นอกจากนี้ ควรใช้คำที่ใช้ภายในองค์กรและคำย่อให้น้อยที่สุด และใช้คำทั่วไปแทน การเลือกคำที่คำนึงถึงผู้อ่าน จะช่วยให้การสื่อสารราบรื่น
ส่วนที่เกี่ยวข้องกับการเงินต้องไม่มีความคลุมเครือ
คำอธิบายเกี่ยวกับงบประมาณและค่าใช้จ่ายต้องเป็นไปอย่างชัดเจนและเป็นรูปธรรม หลีกเลี่ยงสำนวนที่คลุมเครือ และพยายามใช้ตัวเลขในการอธิบายให้มากที่สุด ตัวอย่างเช่น แทนที่จะเขียนค่าประมาณว่า **”ประมาณหลายล้านเยน”** ให้ระบุจำนวนเงินที่แน่นอน เช่น **”ประมาณ 3.5 ล้านเยน”** การระบุเป็นตัวเลข เช่น “คาดการณ์การลดต้นทุน 30%” มีประสิทธิภาพมากกว่าสำนวนเชิงนามธรรม เช่น “ลดต้นทุน” การแนบเอกสารที่พิสูจน์ความสมเหตุสมผลของจำนวนเงิน เช่น ใบเสนอราคา หรือใบแจ้งหนี้ จะเพิ่มความน่าเชื่อถือ
เขียนรายละเอียดและเอกสารประกอบอย่างเจาะจง
เนื้อหาของ Ringisho ควรเขียนอย่างเป็นรูปธรรมและละเอียดให้มากที่สุด เนื่องจากสำนวนเชิงนามธรรมจะสื่อสารได้ยาก อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณควรเขียนให้ยาว การสรุปประเด็นสำคัญอย่างกระชับเป็นเคล็ดลับ การใช้แผนภาพหรือรายการหัวข้อย่อยก็มีประสิทธิภาพเช่นกัน ข้อมูลโดยละเอียดสามารถแนบเป็นเอกสารประกอบ การอธิบายภาพรวมในเนื้อหาหลัก และการให้รายละเอียดในเอกสารแนบช่วยให้คุณสามารถลดปริมาณเนื้อหาหลัก ในขณะที่ยังคงถ่ายทอดข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด
ระบุความเสี่ยงและข้อเสีย
โครงการ Ringi ทุกโครงการมีข้อดีและข้อเสีย สิ่งสำคัญคือการระบุความเสี่ยงและข้อเสียอย่างเปิดเผยใน Ringisho การเปิดเผยความเสี่ยงช่วยให้ผู้อ่านประเมินความเหมาะสมของโครงการอย่างรอบคอบยิ่งขึ้น และทำให้ความรับผิดชอบชัดเจนเมื่อเกิดปัญหา อย่างไรก็ตาม การเน้นความเสี่ยงมากเกินไปอาจส่งผลเสียได้ ดังนั้นอย่าลืมระบุมาตรการรับมือกับความเสี่ยง และข้อดีที่เกินความเสี่ยงด้วย
สรุป
เราได้อธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับ Ringi และ Ringisho แล้ว Ringi เป็นระบบที่เป็นเอกลักษณ์ซึ่งหยั่งรากลึกในวัฒนธรรมองค์กรของญี่ปุ่น แต่มีบทบาทสำคัญในการดำเนินธุรกิจอย่างราบรื่น การทำความเข้าใจกลไกของ Ringi และการตอบสนองอย่างเหมาะสมเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการทำงานในบริษัทญี่ปุ่น แม้ว่ากระบวนการนี้อาจใช้เวลานาน แต่ควรพิจารณาว่าเป็นขั้นตอนสำคัญในการเพิ่มคุณภาพการตัดสินใจ และสร้างการสื่อสารที่ราบรื่น
หวังว่าความเข้าใจของคุณเกี่ยวกับ Ringi และ Ringisho จะลึกซึ้งขึ้นผ่านบทความนี้ การทำความเข้าใจวัฒนธรรมที่เป็นเอกลักษณ์ของบริษัทญี่ปุ่นเป็นก้าวแรกสู่ความสำเร็จในธุรกิจ โปรดใช้ Ringi อย่างมีประสิทธิภาพ และดำเนินการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิผล
